Le passage à l’ère numérique a grandement participé à la maturation des entreprises. Désormais, d’innombrables sociétés exploitent leurs pleins potentiels grâce aux outils informatiques. Seulement, quelques établissements doivent encore expérimenter la dématérialisation. Le « zéro papier » aidera chaque structure à faciliter les échanges et à mieux tirer profit de ses ressources documentaires.
Abandonner le support papier au profit des pièces dématérialisées : une étape incontournable
La dématérialisation a fait beaucoup parler d’elle au cours de ces dernières années. Si les chefs d’entreprise hésitaient à adopter ce changement, l’adoption de quelques dispositions législatives encourage les dirigeants à prendre cette décision. L’article 220 de la loi Macron autorise l’émission de factures dématérialisées dans l’ensemble du territoire. Dans le secteur public, les sociétés partenaires de l’Administration doivent aussi employer la facturation électronique en usant du portail Chorus Pro. Même si ces mesures n’ont pas fait l’unanimité, quelques entrepreneurs se sont laissé séduire par cette idée. Ces managers ont été agréablement surpris par les possibilités offertes par le « zéro papier ». Cette technologie permet de réaliser des économies matérielles. En effet, le dirigeant arrivera à limiter le budget de fonctionnement de l’établissement.
Les solutions de dématérialisation facilitent également l’interaction entre les différents services. En temps normal, les collaborateurs sont amenés à échanger plusieurs types de documents pour accomplir des tâches courantes. Chaque opération implique une communication par écrit. L’utilisation de pièces dématérialisées épargnera de nombreux déplacements aux employés. Tout sera communiqué à l’aide du système d’information de l’enseigne. Ce qui aidera le personnel à gagner en productivité. Cette innovation favorise également la mobilité des équipes. Au cours de leurs voyages d’affaires, les commerciaux pourront maintenir la communication avec leurs supérieurs hiérarchiques. En cas de besoins, les salariés en déplacement auront même la possibilité d’envoyer les modifications demandées par un client sur un contrat en cours de négociation.
Adopter la dématérialisation : aperçu sur les décisions à prendre
Ce changement est bien plus complexe qu’on ne le pense. Il ne s’agit pas uniquement de scanner les documents à tout va. La dématérialisation fait déjà l’objet de plusieurs normes spécifiques. Pour les documents sortants, les sociétés ont l’obligation d’apposer une signature électronique. Celle-ci permettra au destinataire d’identifier l’émetteur et ainsi de vérifier l’authenticité d’une facture ou d’un bon de commande. Dans ce domaine, l’horodatage joue également un rôle important. Pour ne rien laisser au hasard, il est donc conseillé de contacter un fournisseur de solutions de dématérialisation. Ces prestataires proposent de nombreuses formules répondant aux attentes des entreprises. Les PME font généralement appel à leurs services pour optimiser la gestion des fiches de paie. En effet, les petites structures éprouvent de réelles difficultés à produire ces pièces. Pourtant, cette technologie donne les moyens de créer des documents modifiables à distance. En choisissant le bon outil, il sera même possible d’automatiser la production de ces bulletins.
Les établissements spécialisés n’offrent pas uniquement un gain de temps à leurs clients. Ils accompagnent aussi les dirigeants dans la maturation du système d’information. Cela passe notamment par un accompagnement sur mesure à toutes les étapes du développement de la structure.
