Les entreprises tentent aujourd’hui de gagner en efficacité par tous les moyens. L’une des solutions les plus pertinentes à cet effet reste la digitalisation et l’automatisation des processus. Cela implique alors de dématérialiser ses données. Ainsi, il est nécessaire de numériser l’ensemble des documents et dossiers encore sur papier. C’est justement là toute la base de l’ECM.
Stockage et accès optimisés aux informations
Avec la gestion de contenu d’entreprise ECM, plusieurs types de données issues de différentes sources peuvent être stockées dans le Cloud ou dans les serveurs dédiés. Il peut s’agir de documents papier qui ont été numérisés, des fax ou des fichiers électroniques en tout genre. Des outils digitaux spécifiques sont alors utilisés à cet effet pour classifier et organiser les informations de manière optimale. Ce processus de dématérialisation a vraiment différents effets positifs. On parvient ainsi à réduire les encombrements dus à l’entassement d’éléments physiques. L’ECM a donc pour premier objectif de faire des économies d’espaces et de trésorerie sur le matériel bureautique (armoires, classeurs, papier, etc. ). Par conséquent, la numérisation contribue aussi beaucoup à apporter de meilleures conditions de travail aux employés. Ces derniers disposent ainsi d’un environnement plus dégagé, propice à la productivité et la concentration.
Par ailleurs, la satisfaction des collaborateurs est encore plus accrue grâce à une facilité d’accès aux fichiers essentiels. En effet, une fois que tous les documents ont été rangés sur ordinateur, il est beaucoup plus simple de trouver ce que l’on recherche juste en tapant quelques mots. Le temps perdu à fouiller et faire le tri de la paperasse est donc considérablement réduit. Les précieuses minutes économisées à cet effet vont pouvoir être attribuées à des tâches beaucoup plus pertinentes et avec plus de valeur ajoutée. Les responsables ont en plus la possibilité de limiter la consultation aux personnes accréditées pour plus de confidentialité.
Réduction des erreurs et gain d’efficacité
Les documents en papier peuvent se perdre ou encore se détériorer. Cela peut poser problème lorsque des données de première importance viennent à manquer. L’utilisation d’un logiciel de gestion de type ECM diminue drastiquement les risques que ce genre de situation n’arrive. Même des fichiers qui datent de plusieurs années peuvent facilement être consultés. Il faut savoir que la reproduction de documents égarés implique un processus contraignant et surtout des coûts supplémentaires (environ 120 euros par unité). De plus, les auditeurs qui effectuent des contrôles apprécient très peu lorsqu’ils détectent des lacunes de ce type.
La digitalisation est toujours considérée comme étant un bon moyen d’atteindre une meilleure productivité. Avec les outils de gestion de contenu d’entreprise adéquats, il est beaucoup plus facile de se retrouver dans une base de données. Les collaborateurs sont ainsi plus réactifs et réduisent leur charge de travail, mais aussi le temps d’attente des clients. L’ensemble des processus en interne en ressentiront les effets positifs. Cela représente également un avantage concurrentiel à ne pas négliger, surtout que les marchés sont aujourd’hui très exigeants. Des investissements sont à faire pour opérer la transformation numérique, mais les retours sont plutôt intéressants.
