Comment externaliser la saisie de données de la bonne manière auprès d’un OPS opérateur de saisie ?

Compte tenu de la nature monotone et répétitivité de la saisie de données, il n’est pas surprenant que la fonction soit un candidat populaire pour l’externalisation. Les entreprises en croissance ont un besoin urgent d’un moyen efficace et fiable de gérer leurs informations numériques, et il vaut mieux affecter les ressources internes à des compétences de base.

Examinons de plus près les avantages de l’externalisation de vos besoins en matière de saisie de données.

Quand externaliser la saisie de données auprès d’un OPS opérateur de saisie ?

  • Considérez les questions suivantes en relation avec votre service de saisie de données :
  • Vos coûts d’exploitation sont-ils en hausse ?
  • Vous manquez de la technologie et des outils nécessaires ?
  • Est-ce difficile de rester efficace ?
  • Vos employés préféreront-ils faire autre chose ?
  • Passez-vous trop de temps à la saisie des données ?

Il est fort probable que vous ayez répondu « oui » à au moins une de ces questions. Dans ce cas, l’externalisation de vos besoins en saisie de données mérite certainement d’être prise en considération. Pour un aperçu plus détaillé, évaluez les facteurs énumérés ci-dessous pour prendre une décision éclairée quant à savoir si le moment est venu d’externaliser la saisie des données.

  • Économies de coûts

Nous avons déjà évoqué le fait que la réduction des dépenses ne devrait pas être votre priorité lors de l’externalisation auprès d’un OPS opérateur de saisie. Dans le même temps, il doit améliorer votre résultat net ou à tout le moins le seuil de rentabilité. Si vous ne voyez pas cela se produire dans un proche avenir, vous risquez de dépenser plus que ce que vous économisez.

  • Ressources et technologie

Lors de la sélection des fournisseurs, vous devez vous renseigner sur les technologies qu’ils prévoient d’utiliser sur vos projets de saisie de données ainsi que sur leurs ressources disponibles.

  • Respect des délais

Dans le même ordre d’idées, votre partenaire d’externalisation devrait être en mesure de respecter les délais fixés par votre service de saisie de données.

Comment démarrer l’externalisation de vos tâches de saisie de données ?

Après avoir décidé que l’externalisation de la saisie de données convient à votre entreprise, vous pouvez commencer à créer une liste restreinte de fournisseurs. La sécurité est une priorité majeure ici, vous pouvez donc exclure tout agence OPS opérateur de saisie qui ne dispose pas d’une politique de confidentialité solide.

Ce qui ne devrait pas influencer votre décision, c’est un tarif attractif. L’option la moins chère est rarement la meilleure, et vous finirez probablement par payer des frais cachés plus tard. Les entreprises d’externalisation qui soumissionnent peu sont inévitablement en train de couper les coins ronds et de faire des compromis. Ils peuvent également tirer des bénéfices d’une manière avec laquelle vous n’êtes pas d’accord.

Assurez-vous d’informer le personnel interne de votre décision d’externalisation et de demander des suggestions. Cela peut conduire à des informations utiles.

N’oubliez pas que vous devez créer une situation gagnant-gagnant pour favoriser une relation positive. Recherchez des fournisseurs qui peuvent fournir des références clients. Idéalement, ils devraient avoir quelques témoignages, récompenses ou autres formes de reconnaissance pour vous donner la certitude que vous faites le bon choix.

Évitez de conclure des accords avec des options de tarification rigides. Il devrait y avoir une certaine flexibilité qui vous permette de payer d’une manière qui vous convient. Comme mentionné précédemment, c’est une bonne idée de travailler avec votre partenaire pendant une période d’essai avant de vous mettre dans l’obligation d’aller plus loin.

Voici quelques conseils supplémentaires pour vous aider à démarrer du bon pied :

  • Définissez vos objectifs
  • Comparer les prix
  • Établissez des délais clairs
  • Revoir leurs contrats
  • Focus sur la transparence
  • Commencer petit

Avantages de l’externalisation de la saisie de données

Voici les principaux avantages de l’externalisation de la saisie de données. Savoir ce que l’externalisation peut faire pour votre entreprise vous aidera à avoir une meilleure idée de la façon d’aborder la décision.

  • Risque réduit

En confiant vos tâches de saisie de données à un OPS opérateur de saisie, vous confiez le travail à des experts qualifiés. Cela réduit la probabilité d’erreurs tout en garantissant que le travail est effectué plus rapidement. Un partenariat avec un fournisseur étranger dans un fuseau horaire différent peut être encore plus avantageux, car vous avez la possibilité de terminer les processus du jour au lendemain.

  • Charge de travail et productivité

De même, l’externalisation de la saisie des données élimine le besoin pour votre propre personnel de consacrer du temps à la tâche. Ils peuvent se concentrer sur l’utilisation de leur talent et faire ce qu’ils aiment à la place, ce qui conduit à des employés plus heureux et plus productifs. Le produit final rend finalement les clients plus satisfaits.

  • Économies de coûts

La principale raison pour laquelle la plupart des entreprises sous-traitent la saisie de données est d’économiser de l’argent. En effet, vous pouvez vous attendre à ce que plus de 40% de vos dépenses opérationnelles soient supprimées. Cela vous laisse plus de fonds à allouer ailleurs en plus d’offrir des tarifs plus compétitifs.

Vous pouvez choisir de gagner un avantage en baissant vos prix ou en transférant votre capital vers d’autres départements propices à la croissance. Dans tous les cas, les avantages de l’externalisation en matière d’économies de coûts sont extrêmement bénéfiques. Mais cela ne veut pas dire qu’ils devraient être votre seule raison d’avancer. Plus à ce sujet plus tard.

  • Sécurité des données

La bonne société d’externalisation aura des mesures en place pour garantir la sécurité de vos données. Cela s’applique non seulement à la prévention, mais aussi au rétablissement. Certains événements, tels que les catastrophes naturelles et l’erreur humaine, sont en grande partie inévitables. C’est la manière dont le fournisseur y répond qui compte, notamment la mise en place des méthodes de sauvegarde nécessaires.

Ceux-ci peuvent être coûteux à mettre en œuvre dans votre propre entreprise. Les fournisseurs fiables auront déjà ces mesures, ce qui vous donnera une chose de moins sur laquelle investir votre argent. C’est aussi une chose de moins à craindre. Vous pouvez avoir l’esprit tranquille en sachant que vous vous conformez aux règles applicables au service.

 

Ermengardi Roussel

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