Un séminaire à l’étranger ne devrait apporter que des avantages à l’entreprise. Malgré un budget serré, il est possible de réussir à l’organiser dans le pays de son choix grâce à l’aide d’un professionnel dans ce domaine.
Pourquoi délocaliser un séminaire ?
Avec un séminaire organisé à l’étranger, l’entreprise renforce la cohésion entre les collaborateurs. Face à l’inconnu : lieu, langue, culture, gastronomie, etc. ils n’auront aucun mal à se soutenir.
Ce séminaire délocalisé est aussi un bon moyen de motiver une équipe. Comme chaque participant va se sentir privilégié d’avoir été choisi pour assister à ce meeting à l’étranger, il se sentira reconnaissant et fera tout pour valoriser les compétences acquises lors de ce séjour.
Pour l’entreprise, cet événement est une bonne occasion de se faire connaitre à l’étranger. Le séminaire et le tapage médiatique autour pourraient lui apporter de nouvelles opportunités d’affaires. C’est également un bon moyen de renforcer sa visibilité auprès de ses futurs partenaires ou employés.
Organiser un séminaire à l’étranger sans dépenser beaucoup d’argent?
Quelques conseils et astuces permettent de réduire le budget alloué à un séminaire à l’étranger. Le premier consiste à choisir le lieu où il se tiendra. En sélectionnant une localité où un professionnel de l’événementiel est implanté, plus de la moitié du travail sera déjà fait pour l’entreprise. À l’instar d’EMA Events, elle possède une agence événementielle à Paris, à Dijon et à Marrakech. Organiser un séminaire dans l’un de ces trois endroits faciliterait les démarches.
Le deuxième conseil consiste à choisir la bonne date. Autant que possible, il faut éviter les périodes de vacances et les fêtes afin de ne pas faire exploser le prix des transports. Sinon, il faut réserver les places par avance afin d’économiser sur les billets. Il en est de même pour l’hébergement.
Au lieu d’étaler le séminaire sur une semaine, pourquoi ne pas offrir aux collaborateurs un programme de qualité et de concentrer tout ce qu’il y a à faire sur deux ou trois jours. Cette possibilité élargirait le choix de la destination et du lieu où l’événement se tiendra.
Pour la décoration intérieure et le matériel, optez pour une salle bien équipée et implantée dans un bon décor ou un endroit charmant. Cela réduira le budget à allouer à ces deux postes. Ce serait encore mieux si un matériel de sonorisation et un service traiteur sont disponibles sur place.
Comment maitriser le budget alloué à un séminaire ?
Le plus judicieux serait de confier le projet de séminaire à l’étranger à une agence événementielle locale. Avec ce professionnel, le risque de dépassement budgétaire est limité. Il pourra également négocier les tarifs du transport, de l’hébergement, du service traiteur, de la sonorisation et de la salle de réunion en faisant appel à ses prestataires habituels.
