La dématérialisation occupe une place importante dans les entreprises et les services publics. C’est une démarche qui permet de gagner en productivité, quel que soit le secteur d’activité. La dématérialisation a su s’imposer dans les entreprises et les services publics au point d’être gage d’efficacité et de succès. Découvrez comment ce concept est devenu incontournable aujourd’hui dans les administrations.
Un concept ancien
Si vous vous demandez, qu’est-ce que la dématérialisation, sachez que c’est un concept qui permet de passer du format papier au format électronique. Cette pratique est ancienne, même si on n’en a pas l’impression. En fait, l’Homme a toujours voulu se simplifier la vie en se passant des supports matériels, ou en les améliorant. C’est ainsi qu’il a longtemps commencé à mettre en place progressivement des solutions de dématérialisation. On a vu par exemple apparaitre l’écriture, les télégraphes, le fax, les ordinateurs, l’internet et ensuite les réseaux sociaux. Partout dans le monde, on constate qu’un grand volume de données transite pendant les échanges. Il était ainsi important de trouver des solutions de numérisation, de gestion et d’archivage de ces données et documents, et ce peu importe leur format.
Quand on remonte dans le passé, on se rend compte que la dématérialisation était déjà effective dans les années 1970, avec l’apparition des disquettes. Après, dans les années 1990, sont apparus les CD qui ont pris la place des disquettes. Dans les années 2000, c’est au tour des clés USB de se positionner comme solution de dématérialisation. Les évolutions n’ont pas cessé dans ce domaine et ont permis la distribution numérique des biens culturels, comme les fichiers musicaux et les livres numériques.
Une pratique qui s’est imposée progressivement aux entreprises
C’est de façon progressive que la dématérialisation s’est imposée aux entreprises. Pendant longtemps, le papier était pour elles l’unique système d’information. Petit à petit, il a été remplacé par le document électronique dont l’utilisation est possible dans une multitude de domaines et services, comme le marché financier, les valeurs mobilières et les moyens de paiement.
Si la dématérialisation est aujourd’hui incontournable dans le monde des entreprises, c’est en partie dû au changement des mentalités et des pratiques liées au travail. Les environnements professionnels sont de plus en plus dématérialisés, car les collaborateurs ont construit un nouveau rapport à l’information.
Aussi, la remise en question des modes de consommation justifie la grande offensive de la dématérialisation. Par exemple, beaucoup d’entreprises ont compris que l’adoption du zéro papier est nécessaire pour s’inscrire dans une démarche de développement durable et de préservation des ressources limitées.
Sachez également que si la dématérialisation s’est imposée naturellement dans le système de gestion de l’information des entreprises, c’est à cause de ses nombreux avantages. En effet, une organisation qui dématérialise ses processus constate très vite une réduction de tous les coûts liés à la gestion des documents au format papier, en plus d’une augmentation de la productivité. Aussi, la dématérialisation permet de gagner du temps et d’avoir plus de place dans ses locaux.
Par ailleurs, l’État encourage vivement les entreprises à dématérialiser leurs documents et leurs processus. Des lois ont même été votées pour créer un cadre réglementaire autour de la dématérialisation. Il existe ainsi la loi de mars 2000 qui attribue au document électronique la même valeur qu’un document papier. Aussi, la loi Macron de 2015 rend obligatoire la facturation électronique pour toutes les entreprises, peu importe leur taille. En outre, notez que la réforme du Code du travail de 2017 a actualisé les conditions de dématérialisation des bulletins de paie.
Faire de la facturation électronique est aujourd’hui le mode de dématérialisation le plus courant. C’est même une obligation pour les entreprises qui facturent à l’État de dématérialiser leurs déclarations et leurs paiements.
De nombreuses solutions pour mener à bien un projet de dématérialisation
Toute entreprise peut lancer un projet de dématérialisation de ses processus et documents afin de profiter d’un véritable levier de performance. Pour cela, il est recommandé de faire appel à une entreprise qui en est spécialisée. Celle-ci utilisera diverses solutions informatiques et technologiques pour mener à bien les projets de dématérialisation qui lui sont confiés. Les plus utilisés sont les suivants :
∙ GED (Gestion électronique des documents)
∙ SAE (Système d’archivage électronique)
∙ LAD (Lecture automatique des documents)
∙ RAD (Reconnaissance automatique des documents
∙ OCR/IRC (Reconnaissance optique ou intelligente de caractères
∙ La signature électronique
∙ Le système d’horodatage
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