10 conseils pour améliorer votre de contenu

Apparue vers la fin de l’année 1990, la gestion de contenu s’est imposée progressivement dans le monde des entreprises. Actuellement, c’est même devenu un indispensable grâce aux nombreux avantages qu’elle offre aux professionnels. Il s’agit notamment d’un ensemble de programmes ou d’un logiciel servant à créer et gérer du contenu numérique. 

Alfresco GED : un logiciel de gestion de contenu polyvalent

Nombreux sont les avantages offerts par le système de gestion de contenu : gain de temps, optimisation des dépenses, contrôle des tâches de chaque collaborateur, la facilité du travail collaboratif… Mais pour profiter de ces divers avantages, il est important de choisir celui qui convient le mieux à votre activité et à vos objectifs. En effet, plusieurs programmes sont, actuellement, disponibles sur le marché. Ainsi, en choisir un n’est pas une tâche facile puisqu’il faut prendre en considération plusieurs critères.

En tant que logiciel de gestion de contenu performant, Alfresco GED s’impose, aujourd’hui, comme l’un des plus prisés. Permettant un travail collaboratif optimal et offrant la possibilité de stockage intéressant, ce logiciel est très sollicité. Avec cette application, vous pouvez, non seulement, dématérialiser vos documents, mais vous pouvez également digitaliser vos échanges. Par ailleurs, son interface est riche et facile à personnaliser. Il convient à plusieurs pôles de services tels que : les services financiers, la santé, les éditions, les ressources humaines, le marketing, les assurances, les industries, etc.

10 conseils pour améliorer votre gestion de contenu

Pour que vous puissiez mener à bien votre activité, il vous faut un logiciel de gestion de contenu pratique et efficace. Celui-ci doit être adapté à vos objectifs et à vos besoins. Voici, donc, 10 conseils pour améliorer votre gestion de contenu :

  1. Vérifiez les fonctionnalités de l’outil : pour cela, vous pouvez commencer par évaluer le système actuel, définir vos besoins, et choisir un outil qui correspond à vos objectifs. Dès que c’est fait, vous pouvez alors optimiser votre gestion de contenu.
  2. Vérifiez le niveau de sécurité des données : c’est un élément crucial à ne pas négliger. Alfresco GED est un outil qui offre une sécurisation optimale de vos données.
  3. Vérifiez les accès : en effet, vous devez vous assurer que tous les utilisateurs concernés ont bien la possibilité d’accéder aux données.
  4. Choisissez un outil flexible qui est capable de s’évoluer en même temps que votre projet.
  5. Optez pour un programme durable : autant que possible, optez pour un logiciel pérenne.
  6. Choisissez un logiciel à usage multiple : il n’y a rien de plus pratique qu’un logiciel capable de s’intégrer dans les divers services de votre entreprise.
  7. Pensez à la restructuration : ici, il convient de planifier des opérations de nettoyage et revoir le plan de classement. Ceci peut être réalisé au niveau local (chaque département) et global (l’ensemble de l’entreprise).
  8. Vérifiez l’option cloud : à n’importe quel moment, vous pouvez avoir besoin de sauvegarder vos documents dans un Cloud. C’est pourquoi, ce critère est important.
  9. Vérifiez la capacité du logiciel en place : le nombre des documents et fichiers utilisés dans votre entreprise vont, certainement, augmenter. Ainsi, vérifiez si le logiciel est capable de les stocker, s’il y a possibilité de personnalisation et d’extension.
  10. Vérifiez s’il y a une synchronisation offline : ceci est important notamment lorsque vous travaillez hors connexion.

 

Ermengardi Roussel

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